GuÃas de viaje
Los gastos de viaje incluyen todo lo que te cuesta moverte y trabajar fuera de casa: transporte, alojamiento, dietas, peajes y más. En esta guÃa práctica te contamos qué son, cómo calcularlos, cómo justificarlos en tu contabilidad y qué herramientas puedes usar para llevarlos bajo control sin complicarte la vida.
¿Te suena eso de acumular tickets por gastos de viaje y no saber ni por dónde empezar a organizarlos? No eres el único. Según datos del Ministerio de Trabajo, en España hay más de 3,4 millones de autónomos, lo que supone aproximadamente el 16 % de la población ocupada. Además, el control de gastos de viaje es uno de los apartados que más inspecciones fiscales recibe cada año.
Ya seas autónomo, empleado o empresa, llevar un registro ordenado de tus gastos es clave para deducirlos correctamente y ahorrarte problemas fiscales.
Aquà vas a descubrir:
Sigue leyendo y descubre cómo llevar tus gastos de viaje al dÃa de forma sencilla y bien organizada.
Los gastos de viaje son todos los desembolsos relacionados con moverte fuera de tu residencia habitual por motivos profesionales. Incluyen transporte, alojamiento, dietas, peajes y cualquier otro coste necesario para llevar a cabo tu actividad.
Se consideran deducibles fiscalmente si cumplen ciertos requisitos: que estén directamente relacionados con tu trabajo, sean necesarios y estén justificados con factura o un comprobante válido.
Por ejemplo:
Ah, otra cosa. Es importante diferenciar los gastos de viaje de los viáticos:
Para que estos gastos sean deducibles:
Los gastos que puedes incluir dependen de tu actividad y de cómo los justifiques. Pero, en general, hay una lista bastante habitual de conceptos que se aceptan como deducibles si están bien documentados.
Aquà tienes un resumen de los más comunes:
| Tipo de gasto | Qué incluye |
| Transporte público | Billetes de metro, bus, taxi, VTC, lanzaderas al aeropuerto. |
| Billetes de avión o tren | Viajes nacionales e internacionales por motivos de trabajo. |
| Alojamiento | Hoteles, apartamentos u otros alojamientos profesionales. |
| Comidas | Restaurantes, menús o dietas durante el desplazamiento. |
| VehÃculo propio | Kilometraje, consumo de combustible, peajes y parkings. |
| Peajes y estacionamientos | Gastos de carretera durante el trayecto. |
| Internet o itinerancia de datos | Conexión necesaria para trabajar o gestionar el proyecto. |
Esta tabla resume los conceptos más habituales que puedes incluir en tu contabilidad de viajes. Recuerda: ¡conserva siempre los justificantes!
Recuerda que para deducir estos gastos es imprescindible guardar los justificantes y que estén a nombre de quien declara la actividad. Si no, Hacienda puede rechazarlos sin contemplaciones.
Calcular cuánto te costará un viaje no tiene por qué ser una odisea. Puedes estimar cada concepto por separado (transporte, dietas, alojamiento) y asà prever el gasto total de forma sencilla.
A continuación te compartimos fórmulas orientativas y ejemplos claros para que veas cómo hacerlo paso a paso.
Si viajas con tu propio vehÃculo, estos son los principales conceptos que deberÃas sumar:
Fórmula orientativa
Costo total = (km recorridos × consumo medio × precio del combustible) + peajes + parkings
Cálculo:
(400 × 6 ÷ 100 × 1,60) + 20 + 15 = 54,4 + 35 = 89,4 €
Si tu viaje incluye noche fuera de casa, toca sumar la dieta diaria y el coste del alojamiento. Asà tendrás una idea realista de lo que gastarás cada dÃa.
Ejemplo:
Cálculo:
(30 + 70) × 3 = 300 €
Si quieres hacerte una idea rápida de lo que te costará todo el viaje o varios desplazamientos, solo tienes que sumar cada partida y listo.
Fórmula básica:
Total = Transporte + Alojamiento + Dietas + Otros gastos
Ejemplo resumen:
Total viaje: 429,4 €
Hoy en dÃa no hace falta rebuscar entre montones de tickets ni pelearte con una calculadora. Existen un montón de herramientas digitales que te ayudan a registrar, calcular y justificar tus gastos de viaje de forma rápida y profesional.
Aquà tienes algunas de las más utilizadas:
| Herramienta | Tipo | Funcionalidad principal |
| ViaMichelin | Web | Calculadora de rutas, costes de combustible y peajes. |
| TravelPerk | Software para empresas | Gestión integral de viajes, reservas y facturación. |
| Tickelia | App para autónomos | Escaneo de tickets y automatización contable. |
| Fuelio | App móvil | Control de kilometraje y consumo de combustible. |
| Excel / Google Sheets | Plantilla | Personalización completa de tu contabilidad. |
| Expensify | App multiplataforma | Escaneo y reportes automáticos de gastos. |
Esta tabla muestra algunas de las opciones más prácticas para controlar tus gastos de viaje. Puedes combinarlas según el nivel de detalle y automatización que necesites.
¿Cuál elegir?
Depende de tus necesidades. Si solo quieres un registro básico, con una hoja de cálculo puedes empezar. Si gestionas varios proyectos o necesitas reportes más detallados, te convendrá combinar una app especializada con una plantilla personalizada.
Si prefieres tener todo bajo control en un solo documento, una plantilla en Excel o Google Sheets es tu mejor aliada. Es una forma sencilla de registrar cada gasto y justificarlo sin complicarte la vida.
Nuestra plantilla gratuita incluye estos campos:
Con ella podrás organizar tus viajes, calcular totales y preparar informes que te servirán tanto para tu contabilidad como para presentar a tus clientes.
Descarga aquà la plantilla gratuita para llevar el control de tus gastos de viaje de forma profesional y deducible.
Esta plantilla es totalmente gratuita y puedes adaptarla a tu manera. Solo necesitas una cuenta de Google para copiarla y empezar a usarla. Si lo prefieres, también puedes exportarla a Excel.
Si eres autónomo o freelance, puedes facturar los gastos de viaje a tu cliente para que te los reembolse. Eso sÃ, es importante hacerlo bien y tener todos los justificantes a mano.
Aquà tienes un paso a paso sencillo:
Consejo extra: Si tienes dudas sobre cómo declarar estos gastos o qué impuestos aplicar, consulta con tu asesor fiscal o revisa la normativa oficial de tu paÃs.
Llevar tus gastos al dÃa no solo te ayudará a deducirlos bien, sino que te ahorrará tiempo y más de un disgusto. Aquà tienes algunas ideas prácticas para ponerte las pilas desde el primer viaje:
Consejo extra: Si viajas con frecuencia, plantéate negociar tarifas corporativas con hoteles o plataformas de reserva. A la larga, puede suponer un buen ahorro.
Son los gastos necesarios para realizar tu actividad profesional fuera de tu residencia habitual: transporte, dietas, alojamiento y otros costes que puedas justificar con factura.
Crea una tabla con columnas para la fecha, el tipo de gasto, el importe y la justificación. Usa una fórmula de suma para calcular el total automáticamente.
Multiplica los kilómetros recorridos por el consumo medio y el precio del combustible. Añade peajes, parkings y otros costes relacionados.
Apps como Expensify o Tickelia permiten escanear tickets, categorizar gastos y generar informes listos para tu contabilidad.
Inclúyelos en tu factura como suplidos o gastos reembolsables, adjunta los justificantes y aplica IVA si corresponde según la normativa.
Es posible que Hacienda no acepte el gasto como deducible. Si ocurre, intenta solicitar un duplicado al proveedor o anotar el gasto en tu contabilidad interna, aunque no siempre podrás desgravar su importe.
***
Y hasta aquà nuestros consejos para aprender a gestionar tus gastos de viaje de forma clara, ordenada y sin complicarte más de la cuenta. Con un poco de organización y las herramientas adecuadas, verás que llevar todo al dÃa es mucho más fácil de lo que parece.
Si además estás pensando en tu próxima escapada, no te pierdas nuestra guÃa de dónde viajar en verano 2025 con ideas para todos los gustos y presupuestos.
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